일 잘하는 사람의 이메일은 무엇이 다른가

매일 쓰는 이메일과 보고서, 조금만 다듬어도 ‘일 잘하는 사람’의 무기가 됩니다. 거창한 문장력은 필요 없습니다. 핵심을 먼저 보여주고, 군더더기를 덜어내 명료함을 더하는 몇 가지 원칙만 체득하면 충분합니다. 흔히 쓰는 약한 문장들을 ‘첨삭 전후’로 비교하며 실전 글쓰기 근육을 키워봅시다.

첫째, 불필요한 말을 습관적으로 붙이지 않았는지 확인해야 합니다. "저번 주에 공유드렸던 A 프로젝트의 진행 상황 관련하여 현재까지 파악된 주요 이슈 사항들에 대해 정리하여 보고드리고자 합니다." 이 문장은 정중하지만 깁니다. 핵심만 남기면 이렇게 바뀝니다. "A 프로젝트 주요 이슈를 보고합니다." ‘~에 관련하여’, ‘~에 대해’, ‘~하고자 합니다’ 같은 표현을 덜어내는 ‘군더더기 제거’만으로도 문장이 단단해지고, 읽는 사람의 시간을 아껴줍니다.

둘째, 누가 행동하는지 명확히 드러내야 합니다. "마케팅팀의 검토가 완료된 후, 구체적인 예산안이 수립될 것으로 예상됩니다." 누가 예산안을 수립하는지 불분명해 책임 소재가 애매합니다. 주어를 찾아 문장의 주인으로 세워주세요. "마케팅팀이 검토를 마치면, 기획팀이 구체적인 예산안을 수립하겠습니다." 이처럼 ‘능동태’로 쓰면 일이 명확해집니다. 수동태는 책임의 주체를 모호하게 만들지만, 능동태는 ‘누가 무엇을 하는지’를 명확히 보여줍니다.

셋째, 가장 중요한 원칙은 결론부터 말하는 것입니다. "시장 조사를 진행하고 경쟁사 데이터를 분석한 결과, 몇 가지 리스크가 발견되었고 그에 따른 대응 방안도 논의되었습니다. 따라서 저희는 다음 분기 신제품 출시를 연기하는 것을 제안합니다." 배경 설명이 길어지면 읽는 사람이 지칩니다. "다음 분기 신제품 출시 연기를 제안합니다. 시장 조사 결과 심각한 리스크가 발견됐기 때문입니다." 바쁜 동료는 결론부터 듣고 싶어 합니다. 이 ‘두괄식 구성’은 상대를 배려하는 가장 확실한 방법입니다.

결국 좋은 업무 글쓰기는 ‘배려’입니다. 명료한 문장으로 동료의 시간을 아껴주는 것부터 시작해보세요.