업무 이메일과 보고서 글쓰기
이메일의 핵심을 가리는 안개, 군더더기 걷어내기
업무 글쓰기의 목표는 ‘있어 보이는’ 문장이 아니라, 뜻이 정확히 통하는 문장을 쓰는 것입니다. 하지만 많은 이메일과 보고서가 불필요한 표현으로 가득 차 메시지를 흐립니다. 바쁜 상대의 시간을 아끼고, 내 생각을 명료하게 전달하는 가장 확실한 방법은 바로 ‘군더더기 제거’입니다.
군더더기는 왜 나쁠까요? 읽는 사람의 노력을 요구하기 때문입니다. 문장이 길고 복잡하면 핵심을 파악하는 데 에너지를 더 써야 합니다. ‘~에 대한’, ‘~적인’, ‘~을/를 통해’, ‘~을 진행하다’ 같은 표현은 생각 없이 쓰기 편하지만, 대부분 없어도 말이 됩니다. 이런 표현을 의식적으로 지우는 연습만으로도 문장은 훨씬 간결하고 힘 있어집니다. 글쓴이의 생각도 덩달아 명료해지는 효과도 있습니다.
나쁜 예와 좋은 예를 비교해 봅시다.
[나쁜 예] 신규 프로젝트 진행에 대한 검토를 부탁드리고자 연락드렸습니다. 첨부해 드린 기획안 검토를 진행하신 후, 관련 내용에 대한 피드백을 금주 중으로 회신해 주시면 감사하겠습니다.
[좋은 예] 신규 프로젝트 기획안 검토 후, 금주까지 피드백 부탁드립니다. 첨부 파일을 확인해 주세요.
어떤가요? 좋은 예는 불필요한 명사구와 동사를 걷어내고 핵심(요청+기한)만 남겼습니다. 메시지가 한눈에 들어옵니다.
좋은 글은 더하는 글이 아니라 빼는 글입니다.
작가의 눈
“바쁜 상대의 시간을 아끼고, 내 생각을 명료하게 전달하는 가장 확실한 방법입니다.”
대조. ‘시간을 아끼고’(독자 이익)와 ‘명료하게 전달하는’(필자 이익) 것을 대조하여 기법의 효용을 양쪽 모두에게 각인시킨다. 당신의 글에서도 어떤 행동의 이점을 다각도로 보여주면 설득력이 높아진다.
“신규 프로젝트 기획안 검토 후, 금주까지 피드백 부탁드립니다.”
군더더기 제거. ‘~에 대한 검토를 부탁드리고자’ 같은 명사형 표현을 ‘검토 후 피드백 부탁드립니다’라는 동사 중심 문장으로 바꿔, 독자가 할 일을 즉각적으로 알게 한다. 당신의 글에서도 행동을 요청할 땐 명사 나열 대신 동사로 끝맺어보라.
“좋은 글은 더하는 글이 아니라 빼는 글입니다.”
대조와 단언. ‘더하는 글’과 ‘빼는 글’을 대조하며 주제를 요약하고, ‘~입니다’로 단언하여 독자의 기억에 남는 원칙을 제시한다. 글의 마지막에 핵심을 담은 짧고 단호한 문장을 배치하면 메시지가 선명해진다.