일잘러의 글쓰기: 이메일과 보고서 첨삭 사전

일 잘하는 사람은 글도 잘 씁니다. 같은 내용이라도 어떻게 쓰느냐에 따라 일의 속도와 결과가 달라지기 때문입니다. 복잡한 생각을 명료하게 전달하는 데는 대단한 문장력이 필요하지 않습니다. 핵심을 먼저 말하고, 불필요한 말을 덜어내는 작은 습관만으로도 충분합니다. 흔히 쓰는 약한 문장들을 어떻게 고칠 수 있는지 사례를 통해 살펴보겠습니다.

Before: “지난번 회의에서 논의되었던 A 프로젝트의 진행 상황 관련하여 공유해 드리고자 합니다.” After: “A 프로젝트 진행 상황을 공유합니다. 지난 회의 논의 건입니다.” 보고받는 사람은 용건부터 궁금해합니다. 이처럼 ‘두괄식’으로 핵심 결론을 먼저 제시하면, 읽는 사람은 첫 문장에서 바로 주제를 파악하고 다음 내용을 예측하며 읽을 수 있어 효율적입니다.

Before: “해당 이슈에 대한 해결 방안을 검토해 보는 것이 필요하다고 생각됩니다.” After: “이 문제의 해결 방안을 검토해야 합니다.” ‘~하는 것이 필요하다’ 같은 수동적 표현은 문장을 길고 모호하게 만듭니다. 군더더기를 걷어내고 ‘능동태’ 문장으로 바꾸면, 의미가 명확해질 뿐 아니라 글쓴이의 책임감과 자신감도 함께 전달됩니다.

Before: “마케팅팀의 협조가 있어야 데이터 분석이 가능하며, 분석 결과가 나와야 다음 분기 계획을 구체화할 수 있으므로 빠른 회신을 부탁드립니다.” After: “다음 분기 계획 수립을 위해 데이터 분석이 필요합니다. 분석에는 마케팅팀의 협조가 필수적입니다. 내일 오전까지 회신 부탁드립니다.” 한 문장에 너무 많은 인과 관계가 얽히면 이해하기 어렵습니다. 이럴 땐 과감한 ‘문장 분할’이 약입니다. 각 문장에 하나의 메시지만 담아 논리 구조를 명확히 밝히면, 독자는 내용을 순서대로 쉽게 흡수할 수 있습니다.

결국 좋은 업무 글쓰기는 상대를 향한 '시간 존중'이라는 배려입니다.